La gestion des achats sur une base vie nécessite d’avoir la capacité de suivre les importations de leur commande jusqu’à leur livraison. Et quand je parle de commande, je vois grand : par palettes entières, voire par containers ! Autant vous dire que je dois gérer de sacrés budgets ! Pour ne pas perdre de temps ni d’argent, j’utilise le module Achats du logiciel S.I.T.E.S. Avec lui, je ne perds aucune commande et je peux les suivre sans difficulté.

En tant que médecin, je suis en charge de la santé de tout le personnel de la base vie. Il est vital que je sois informé de l’état de santé et des facteurs à risque de chacun. La vie de mes patients en dépend. Pour ne pas faire d’erreur, j’utilise le module Médical du logiciel S.I.T.E.S. Ce module est strictement confidentiel et me permet d’enregistrer et de suivre les données médicales nécessaires pour la protection de la santé du personnel pendant toute la durée de son séjour.

Au service Voyages, nous devons organiser les déplacements professionnels et les rotations des personnels de la base vie. Je dois penser à tout ! Réservations de billets, de chambres d’hôtels, planification des déplacements, annulations et j’en passe ! Je dois trouver rapidement des solutions et ne rien oublier. Heureusement, pour m’aider dans cette tâche, j’ai un véritable assistant : le module Voyages du logiciel S.I.T.E.S. Avec sa gestion de dossiers voyageurs rien ne lui échappe et à moi non plus !

Une base vie ne dort jamais : il y a toujours des interventions à réaliser et mes équipes doivent être disponibles en permanence. Gérer et suivre le bon déroulement des interventions de maintenance, d’entretien ou de gardiennage sont des paris de chaque instant. Grâce au module Maintenance du logiciel S.I.T.E.S., nos interventions sont devenues plus efficaces et rapides, pour la plus grande satisfaction des équipes et des résidents.

Avant, quand la fin du mois arrivait, j’angoissais à l’idée de devoir réaliser la facturation de toutes les prestations et services de la base vie. Je savais que cela allait me prendre des journées. Couplé au service de contrôle d'accès, le module Facturation du logiciel S.I.T.E.S. a perfectionné mon flux de travail. Toutes les opérations de prestations et de services y sont inscrites en temps réel : je peux générer automatiquement mes factures et en effectuer le suivi. Aujourd'hui, la facturation de fin de mois ne me prend que quelques heures et la gestion de la trésorerie s'en trouve nettement améliorée !

Gérer la sécurité d’une base vie est un métier exigeant où rien ne doit nous échapper. Le nombre de personnes circulant et vivant sur le site est important, de même que les lieux sensibles. Depuis que j’utilise le module Contrax du logiciel S.I.T.E.S., je peux suivre en temps réel l’ensemble des accès sécurisés du site, les gérer et intervenir rapidement. Mon travail et celui de mes équipes s’en trouve amélioré et la sécurité accrue.

Ce logiciel me permet de superviser plusieurs niveaux de contrôles d'accès : sécurité générale, services, gestion, facturation, infos, statistiques ou encore pointage et gestion du personnel. Les différents solutions qui me sont proposées peuvent évidemment s'adapter aux systèmes existant déjà dans notre base-vie.

Coordonner l’ensemble des activités hôtelières d’une base vie pour garantir la qualité des prestations et être au service des clients sont mes priorités.

Pour m'aider dans cette tâche, j’utilise le module Hôtellerie du logiciel S.I.T.E.S. : il me permet de suivre les mouvement des résidents au sein de nos infrastructures et d'optimiser l'occupation des locaux.

Mon travail consiste en la gestion des espaces dédiés à la restauration collective en self-service. Même si mes équipes sont réduites, je dois gérer de grandes problématiques de logistique et faire en sorte que mes stocks soient toujours suffisamment approvisionnés pour nourrir l’ensemble du personnel de la base vie.

Je dois aussi m’assurer du respect des règles d’hygiène et de sécurité. Le module DISHY du logiciel S.I.T.E.S. me permet de le faire simplement et de suivre en temps réel les accès aux espaces de restauration et l’état de mes inventaires, ce qui me permet d’optimiser les stocks.